Wirksame CAPA-Maßnahmen: Von der Grundursache bis zur Wirksamkeitsprüfung

Einführung

In der Pharma- und Life-Sciences-Branche verbindet ein wirksames CAPA-Verfahren fünf Elemente: Abweichung, Risiko, Ursache, Maßnahmen und Wirksamkeitsnachweise. Ist eines dieser Elemente unzureichend, besteht die Gefahr, dass der Prozess zu einer bloßen Ansammlung administrativer Tätigkeiten verkommt: eine SOP aktualisieren, das Personal erneut schulen, eine Mahnung an den Lieferanten senden und die Akte schließen.

Das Ziel besteht vielmehr darin, zu verstehen, warum das Ereignis möglich war, und Maßnahmen an dem System zu ergreifen, das es hätte verhindern oder erkennen sollen. Durch diesen Ansatz werden die CAPA zu einem konkreten Bestandteil des Qualitätssystemsund nicht nur eine reine Formalität zur Einhaltung der Dokumentationspflichten.

CAPA im Rahmen der schweizerischen Rechtsordnung

Für Organisationen, die dem schweizerischen Arzneimittelrecht unterliegen, richten sich die Verpflichtungen nach den ausgeübten Tätigkeiten und dem Geltungsbereich der Zulassung. DieVerordnung über die Zulassung von Arzneimitteln legt fest, dass die Herstellung den in den entsprechenden Anhängen aufgeführten GMP-Regeln entsprechen muss. Für den Großhandel verweist Swissmedic gemäß Artikel 15 und Anhang 4 der Verordnung auf die geltenden GDP-Regeln.

Bei GMP- und GDP-Inspektionen kann Swissmedic unter anderem das Abweichungsmanagement, die Dokumentation, die Schulung, die Überwachung der Lagerbedingungen, die Lieferantenqualifizierung, Reklamationen, ausgelagerte Tätigkeiten sowie Selbstinspektionen prüfen. Bei Nachinspektionen können zudem die bei einem früheren Besuch geforderten Korrekturmassnahmen überprüft werden.

Der PIC/S-GMP-Leitfaden PE 009-17 verlangt eine angemessene Analyse der Grundursache sowie Korrektur- oder Vorbeugungsmaßnahmen, die mit den Ergebnissen der Untersuchung im Einklang stehen, und die Überwachung ihrer Wirksamkeit. Ferner wird darin präzisiert, dass die Zuordnung des Vorfalls auf menschliches Versagen begründet werden muss, wobei zuvor zu überprüfen ist, ob keine Probleme im Prozess, im Verfahren oder im System übersehen wurden.

Methoden wie „5 Why“, das Ishikawa-Diagramm und die SMART-Formulierung sind bewährte methodische Vorgehensweisen, jedoch keine spezifischen gesetzlichen Verpflichtungen. Auch ISO 9001:2015 ist eine freiwillige Norm, sofern sie nicht durch eine unternehmerische Entscheidung, eine Zertifizierung, einen Vertrag oder eine andere Bestimmung anwendbar wird. Zum Stichtag 21. Juli 2026 ist die Ausgabe von 2015 noch gültig; die ISO plant eine neue Ausgabe in den folgenden Monaten.

Korrektur, Korrekturmaßnahme, vorbeugende Maßnahme und Verbesserung

Konzept	Zweck	Beispiel
Korrektur	Die bereits festgestellte Nichtkonformität beseitigen oder bearbeiten	Produkte, die Temperaturschwankungen ausgesetzt waren, unter Quarantäne stellen
Korrekturmaßnahme	Die Ursache der Nichtkonformität beseitigen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern	Das Alarmsystem, das die Wanderung nicht rechtzeitig gemeldet hat, ist zu ändern
Vorbeugende Maßnahme	Die Ursache einer potenziellen Nichtkonformität beseitigen	Wenden Sie dieselbe Verbesserung auf andere Kühlschränke mit ähnlicher Konfiguration an
Verbesserung	Steigerung der Leistung, Zuverlässigkeit oder Benutzerfreundlichkeit, auch ohne Abweichung von den Vorgaben	Digitalisierung des Genehmigungsablaufs für SOPs

Das Ersetzen einer veralteten Fassung einer SOP stellt eine Korrektur dar. Die Überarbeitung des Verfahrens zur Verteilung, Rücknahme und Kontrolle der Fassungen ist hingegen eine Korrekturmaßnahme.

Im Rahmen der Norm ISO 9001:2015 ist die Prävention in den risikobasierten Ansatz integriert und stellt keine separate Klausel mehr dar. Im pharmazeutischen Bereich umfasst der Begriff CAPA jedoch in der Regel weiterhin sowohl Korrektur- als auch Vorbeugungsmaßnahmen.

Wie lässt sich eine Nichtkonformität korrekt beschreiben?

Eine aussagekräftige Beschreibung muss nachprüfbare Fakten enthalten, keine Vermutungen über die Ursache. Gemäß dem ISO/IAF-Leitfaden umfasst eine gut dokumentierte Nichtkonformität die nicht erfüllte Anforderung, die objektiven Nachweise sowie eine klare Formulierung der Abweichung.

Eine praktische Struktur sieht wie folgt aus:

Am [Datum und Uhrzeit] wurde im Rahmen des Prozesses oder am Ort [Ort] [messbares Ereignis] festgestellt, das sich auf [betroffene Produkte, Chargen, Dokumente oder Aufzeichnungen] bezog und im Widerspruch zu [Anforderung, SOP, Spezifikation oder genehmigter Bedingung] stand, wie durch [Nachweis] belegt.

Beispiel – Temperaturabweichung

Am 14. Juli 2026 verzeichnete der Datenlogger L-03 des Kühlschranks F-02 über einen Zeitraum von 47 Minuten eine Höchsttemperatur von 11,8 °C, während der vorgesehene Temperaturbereich bei 2–8 °C liegt. Im Kühlschrank befanden sich die Chargen A und B. Die Produkte wurden bis zur dokumentierten Bewertung der Auswirkungen unter Quarantäne gestellt.

In der Beschreibung sollte nicht bereits der Schluss gezogen werden, dass „der Mitarbeiter die Tür offen gelassen hat“, solange diese Vermutung nicht überprüft wurde.

Kritikalität, Auswirkungen und Dringlichkeit bewerten

Die Erstbewertung dient dazu, Maßnahmen zur Eindämmung, den Umfang der Untersuchung, die Zuständigkeiten und den Zeitrahmen für die Abwicklung festzulegen. Dabei können folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• mögliche Folgen für den Patienten, den Anwender und die Produktqualität;
• Auswirkungen auf Identität, Wirksamkeit, Sicherheit, Rückverfolgbarkeit oder Datenintegrität;
• Anzahl der betroffenen Produkte, Prozesse, Standorte oder Aufzeichnungen;
• die Wahrscheinlichkeit, dass das Problem bereits an anderer Stelle aufgetreten ist;
• die Fähigkeit, den Fehler vor der Verwendung oder der Abgabe zu erkennen;
• Häufigkeit und Vorhandensein früherer Anzeichen.

Dringlichkeit ist nicht immer gleichbedeutend mit Kritikalität. Ein leicht nachvollziehbarer Erfassungsfehler kann eine sofortige Korrektur erfordern, auch wenn er nur begrenzte Auswirkungen hat. Umgekehrt hat eine veraltete SOP möglicherweise noch keinen Schaden verursacht, deutet jedoch auf eine systemische Schwachstelle hin, die mehrere Abteilungen betrifft.

Es gibt keine allgemeingültige Matrix, die für alle Organisationen verbindlich vorgeschrieben ist. Kriterien, Kategorien und Schwellenwerte müssen intern festgelegt, konsequent angewendet und dem Risiko angemessen sein.

Wie führt man eine Ursachenanalyse durch?

Die Ursachenanalyse beginnt nicht mit der Auswahl eines Instruments, sondern mit der Rekonstruktion des Vorfalls. Es müssen Zeitabläufe, Aufzeichnungen, technische Daten, Dokumentenversionen, Informationen zur Ausbildung, Befragungen, frühere Abweichungen und Betriebsbedingungen erfasst werden.

Es ist sinnvoll, folgende Unterscheidung zu treffen:

• unmittelbare Ursache: das, was das Ereignis direkt hervorgerufen hat;
• Grundursache: eine Schwäche, die es der unmittelbaren Ursache ermöglicht hat, sich zu manifestieren;
• Mitwirkende Faktoren: Umstände, die die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen erhöht haben.

Wann sollte man die „5 Why“-Methode anwenden?

Die „5 Why“-Methode eignet sich für relativ lineare und klar abgegrenzte Probleme.

Beispiel – Veraltete SOP

1. Warum wurde eine veraltete SOP verwendet?
   Weil sich in der Abteilung noch eine gedruckte Ausgabe befand.
2. Warum war sie nicht abgeholt worden?
   Weil die Abteilung nicht in der Liste der Ausgabestellen aufgeführt war.
3. Warum war die Liste unvollständig?
   Weil die Exemplare vor Ort ohne Registrierung gedruckt wurden.
4. Warum war es möglich, ungeprüfte Kopien zu drucken?
   Weil das Dokumentenmanagementsystem keine Wasserzeichen oder Einschränkungen anwendete.
5. Warum war das Risiko nicht erkannt worden?
   Denn im Rahmen des Dokumentenprüfungsverfahrens wurde zwar die Genehmigung kontrolliert, nicht jedoch die Verwendung an den operativen Standorten.

Der Grund liegt nicht einfach darin, dass „die Kopie nicht abgeholt wurde“, sondern darin, dass es keine wirksame Kontrolle über die verwendeten Kopien gibt.

Wann sollte das Ishikawa-Diagramm verwendet werden?

Das Ishikawa-Diagramm ist nützlich, wenn das Ereignis auf mehrere Ursachengruppen zurückzuführen sein kann: Personen, Methoden, Geräte, Materialien, Messungen und die Umgebung.

Bei einer Temperaturabweichung könnten gleichzeitig folgende Faktoren analysiert werden:

• Dauer und Häufigkeit des Öffnens der Tür;
• Position und Kalibrierung der Sonde;
• Inhalt des Kühlschranks;
• Alarmkonfiguration;
• Abwesenheit des Hauptverantwortlichen;
• Organisation der Kommissioniertätigkeiten;
• Umgebungstemperatur.

Wann sollten die Einflussfaktoren analysiert werden?

Bei komplexen Ereignissen gibt es nicht immer eine einzige Ursache. Der ISO/IAF-Leitfaden zur Überprüfung und Schließung von Nichtkonformitäten empfiehlt, sich nicht auf den ersten identifizierten Faktor zu beschränken und zwischen möglichen und bestätigten Hypothesen zu unterscheiden.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich für:

• wiederkehrende Beschwerden unterschiedlicher Ursache;
• Fehler bei der Abgabe oder Erfassung;
• Ausbildungsprobleme;
• Mängel, die von Lieferanten stammen;
• Abweichungen, die durch die Arbeitsbelastung, IT-Schnittstellen und organisatorische Faktoren beeinflusst werden.

„Unaufmerksamkeit des Bedieners“ oder „unzureichende Schulung“ sind selten ausreichende Erklärungen. Man muss sich fragen, warum das System den Fehler zugelassen hat, warum er nicht erkannt wurde und ob der Arbeitsablauf klar und nachhaltig gestaltet war.

Festlegung von SMART-Maßnahmen, Zuständigkeiten und Fristen

Eine Maßnahme muss folgende Eigenschaften aufweisen:

• konkret: beschreibt genau, was sich ändern wird;
• messbar: legt das erwartete Ergebnis und die erwarteten Nachweise fest;
• umsetzbar: verfügt über Ressourcen und Kompetenzen;
• relevant: betrifft die bestätigte Rechtssache;
• befristet: Sie hat eine begründete Laufzeit.

„Das Personal umstrukturieren“ ist zu allgemein gehalten. Eine bessere Formulierung lautet:

Bis zum 30. September aktualisiert der Betriebsleiter die Anweisungen zur Erfassung, richtet eine automatische Überprüfung der Pflichtfelder ein und vergewissert sich durch praktische Beobachtung, dass alle betroffenen Mitarbeiter in der Lage sind, die Erfassung gemäß dem neuen Verfahren durchzuführen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Jede Maßnahme muss einen namentlich oder funktional benannten Verantwortlichen mit der erforderlichen Befugnis, eine Frist, ein dokumentiertes Ergebnis sowie klar festgelegte Abhängigkeiten aufweisen. Etwaige Fristverlängerungen müssen unter Berücksichtigung des Restrisikos geprüft werden und dürfen nicht als automatische administrative Verlängerungen genutzt werden.

Die Wirksamkeit konkret überprüfen

Wirksamkeit ist nicht gleichbedeutend mit dem Abschluss einer Maßnahme. Eine SOP kann genehmigt und eine Schulung abgeschlossen worden sein, ohne dass sich das operative Verhalten tatsächlich geändert hat.

Der Prüfplan sollte vor der Umsetzung festgelegt werden und folgende Punkte enthalten:

• zu überprüfende Anzeige;
• Ausgangssituation oder Basiswert;
• erwartetes Ergebnis;
• Zeitraum und Stichprobenumfang;
• Prüfungsleiter;
• aufzubewahrende Unterlagen;
• Entscheidung, die im Falle eines negativen Ergebnisses vorgesehen ist.

Der Zeitraum sollte nicht automatisch auf 30, 60 oder 90 Tage festgelegt werden. Er muss ausreichend lang sein, um den Prozess über eine repräsentative Anzahl von Zyklen hinweg zu beobachten.

Beispiele für die Überprüfung:

• Temperaturabweichungen: Analyse der nachfolgenden Transporte oder Öffnungszyklen, Reaktionszeiten bei Alarmen sowie das Ausbleiben von Ereignissen, die auf dieselbe Ursache zurückzuführen sind.
• Nicht aktualisierte SOPs: Überprüfung der Einsatzorte, Fehlen veralteter Kopien und Überprüfung im Rahmen einer nachfolgenden Selbstinspektion.
• Ausbildung: praktische Beobachtung oder Kompetenztest, nicht nur die Unterzeichnung des Verzeichnisses.
• Lieferanten: Konformität der nachfolgenden Lieferungen, Einhaltung von Änderungsmitteilungen und Überprüfung der vereinbarten Maßnahmen.
• Häufige Reklamationen: Normalisierte Entwicklung im Verhältnis zu den ausgelieferten Mengen, aufgeschlüsselt nach Produkt, Charge, Grund und Vertriebskanal.
• Freigabe oder Registrierung: gezieltes Audit, Prozessbeobachtung und Überprüfung der ordnungsgemäßen Anwendung der eingeführten Sicherheitsbarrieren.

Das bloße Fehlen neuer Abweichungen kann bei einem selten auftretenden Ereignis wenig aussagekräftig sein. Es ist ratsam, diese Information mit Prozessindikatoren zu kombinieren, wie beispielsweise der korrekten Anwendung des Verfahrens, der Rechtzeitigkeit von Alarmen oder der Vollständigkeit der Aufzeichnungen.

Vollständiges CAPA-Beispiel: Temperaturabweichung

Abweichung: Die Temperatur des Kühlschranks F-02 lag 47 Minuten lang über 8 °C. In dem Gerät befanden sich zwei Chargen.

Korrektur- und Eindämmungsmaßnahmen: Produkte unter Quarantäne stellen; Überprüfung des Datenloggers; Erfassung der Stabilitätsdaten; vorübergehende Aussetzung der Nutzung des Kühlschranks.

Auswirkungsbewertung: Die Qualitätssicherung bewertet die Lebensdauer, die Höchsttemperatur, die Produkteigenschaften, die verfügbaren Daten sowie mögliche Auswirkungen auf andere Einheiten.

Ursachenanalyse: Der Alarm wurde zwar ausgelöst, jedoch ausschließlich an das Mobiltelefon des abwesenden Verantwortlichen gesendet. Das längere Offenhalten der Tür während der Kommissionierung führte zu einem Temperaturanstieg. Die Standardarbeitsanweisung (SOP) sah zwar einen Vertreter vor, das Benachrichtigungssystem enthielt jedoch keine automatische Eskalation.

Grundursache: Die Konfiguration des Alarmsystems ist nicht auf die Organisation der Vertretungen abgestimmt.

Mitwirkender Faktor: Die Kommissioniertätigkeiten konzentrieren sich auf einen einzigen, länger andauernden Zeitraum.

Maßnahmen:

1. die automatische Eskalation an den Stellvertreter konfigurieren;
2. den Kommissionierablauf zu überarbeiten, um die Öffnungszeit zu verkürzen;
3. die Konfiguration der übrigen Kühlschränke überprüfen;
4. Bildung und Ausbildung auf den neuesten Stand zu bringen;
5. die Änderung sowie etwaige erforderliche technische Überprüfungen zu dokumentieren.

Wirksamkeitsprüfung: Über einen Zeitraum von acht Wochen werden die Reaktionszeiten auf Alarme, Auslösungen und thermische Ereignisse der analogen Geräte analysiert. In diesem Beispiel wird ein interner Zeitraum zugrunde gelegt, der sich nach der Häufigkeit des Prozesses richtet, und nicht nach einer gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

Abschluss: Die CAPA kann abgeschlossen werden, wenn die Maßnahmen umgesetzt wurden, die Nachweise vollständig vorliegen, die Wirksamkeitskriterien erfüllt sind und keine unerwünschten Auswirkungen aufgetreten sind.

Wann kann eine CAPA abgeschlossen werden?

Ein CAPA ist zum Abschluss bereit, wenn:

1. Die Nichtkonformität und ihr Umfang wurden definiert;
2. Die Auswirkungen wurden bewertet und die Eindämmung abgeschlossen;
3. die Ursachen wurden bestätigt oder die Unsicherheiten angemessen begründet;
4. Die Maßnahmen zielen auf die ermittelten Ursachen ab;
5. Die Implementierung und die Dokumentation sind vollständig;
6. Die Wirksamkeit wurde anhand objektiver Belege nachgewiesen;
7. das Restrisiko und etwaige indirekte Folgen sind akzeptabel;
8. Abweichungen, Änderungskontrolle, Schulungen und zugehörige Dokumente sind aufeinander abgestimmt.

Der Abschluss sollte nicht automatisch mit dem im Plan angegebenen letzten Datum zusammenfallen.

Fehler, die CAPA-Maßnahmen unwirksam machen

Zu den häufigsten Fehlern zählen:

• direkt zur Lösung überzugehen, ohne die Untersuchung abzuschließen;
• „menschliches Versagen“ anzugeben, ohne den Prozess und die Betriebsbedingungen zu analysieren;
• die Fortbildung als einzige Maßnahme für jedes Problem einzusetzen;
• Korrektur und Korrekturmaßnahme miteinander zu verwechseln;
• nicht miteinander in Zusammenhang stehende Ereignisse in eine einzige CAPA aufnehmen;
• frühere Abweichungen, Beanstandungen oder Trendzeichen außer Acht zu lassen;
• die CAPA vollständig und ohne Aufsicht an den Lieferanten zu übertragen;
• nicht messbare Maßnahmen festlegen;
• lediglich zu überprüfen, ob die Unterlagen genehmigt wurden;
• den Prozess zu beenden, bevor er über einen repräsentativen Zeitraum beobachtet wurde;
• Fristverlängerungen zu akzeptieren, ohne das Risiko und die Einsparungsmaßnahmen neu zu bewerten;
• ursprüngliche Datensätze zu ändern, ohne die Rückverfolgbarkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Operative Checkliste für wirksame CAPA-Maßnahmen

• Wird die Nichtkonformität anhand von Fakten, Anforderungen und Nachweisen beschrieben?
• Wurden die potenziell betroffenen Produkte, Daten und Prozesse ermittelt?
• Sind die Eindämmungsmaßnahmen dem Risiko angemessen?
• Wurden das Auftreten und die Ausbreitung auf andere Gebiete untersucht?
• Wird diese Behauptung durch Belege gestützt?
• Wirken die Maßnahmen auf die Ursache und nicht nur auf die Auswirkung ein?
• Sind die Verantwortlichen, Fristen und Ergebnisse klar festgelegt?
• Wurde die Methode zur Überprüfung der Wirksamkeit im Voraus festgelegt?
• Ist die Stichprobe bzw. der Beobachtungszeitraum repräsentativ?
• Wurde die Schließung auf der Grundlage objektiver Beweise genehmigt?

Fazit

Wirksame CAPA-Maßnahmen erfordern Verhältnismäßigkeit: eingehendere Untersuchungen bei hohen Risiken und schlankere Prozesse bei begrenzten Vorfällen, ohne dabei auf die Rückverfolgbarkeit zu verzichten. Der Wert liegt nicht in der Komplexität des Moduls, sondern in der Fähigkeit nachzuweisen, dass die Ursache verstanden, das System gestärkt und das Ergebnis überprüft wurde.

Um mehr über die Methode und die Erfahrungen zu erfahren, die der angebotenen Unterstützung zugrunde liegen, steht Ihnen auch die Seite „Über uns“ zur Verfügung.